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Soluzione al fax con linea VoIP

Il Faro on line - Molte aziende oggi stanno migrando la propria infrastruttura relativa alle telecomunicazioni verso la tecnologia Voice over IP (VoIP), beneficiando delle opportunità offerte dai servizi di messaggistica unificata. Tuttavia, sono emerse alcune sfide quali le comunicazioni via fax, in particolare quando si tratta di inviare grandi volumi di informazione. In questo senso, l'utilizzo del VoIP presenta svantaggi significativi. Per far fronte a queste sfide, molte aziende stanno prendendo sempre più in considerazione l'invio di fax via internet, servizio smpre più facile da reperire in rete grazie ad aziende come eFax. Così, la trasmissione non avviene più tramite l'infrastruttura VoIP del provider di servizi telefonici, ma tramite e-mail, FTP o un web service. E vediamo allora quali sono i risultati principali?

Maggiore ottimizzazione e convenienza
Il fax online offre sicurezza e affidabilità sulle transazioni in ogni momento. I servizi possono essere implementati senza tener conto del provider VoIP o come componenti di una comunicazione unificata, evitando di sprecare tempo e denaro per integrarli in una soluzione di telecomunicazione esistente. Gli utenti possono accedere ai servizi indipendentemente dal luogo, attraverso le macchine general purpose già presenti in ufficio, oppure direttamente dalle applicazioni aziendali, dal momento che i servizi possono essere collegati con tutti i protocolli comuni. Questo preclude la necessità di una società di operare pesantemente sulla propria infrastruttura, consentendo quindi di risparmiare sui costi di manutenzione, sugli aggiornamenti e sulle licenze richieste da un sistema on-premise. Un concetto per altro al passo con i tempi, soprattutto se si pensa come nel tempo le aziende abbiano preferito optare sull'esecuzione di servizi in macchine remote (da cui deriva il cosiddetto modello “Software as a service”).

Throughput superiore con minori tassi di errore
Con il cambiamento del panorama della tecnologia, i fornitori di servizi innovativi offrono oggi caratteristiche che riducono i tassi di errore nelle trasmissioni di fax. Quando due messaggi vengono contemporaneamente inviati allo stesso numero, la linea si trova di solito occupata e la trasmissione si ripete automaticamente. In pratica, tuttavia, questo fenomeno si traduce nella mancata consegna di numerosi fax, nonostante la funzione di ritrasmissione programmata. Per questo motivo, le nuove soluzioni offerte consentono ai fax indirizzati allo stesso numero di essere inviati automaticamente uno dopo l'altro, come fossero in una coda di attesa. Questo riduce il tasso di errore nella trasmissione del fax fino al dieci per cento, assicurando che i messaggi vengano consegnati in maniera del tutto affidabile.

Elaborazione dei dati altamente sicura 
Quando c'è in gioco lo scambio di informazioni sensibili, come le cartelle sanitarie o altre informazioni personali, è fondamentale che il trattamento dei dati avvenga nel rispetto delle normative nazionali vigenti. Quando si seleziona un fornitore di servizi di fax, le aziende dovrebbero pertanto prestare particolare attenzione a dove e secondo quali linee guida legali i loro dati vengono elaborati. Qualora i dati siano affidati ad un cloud per cui la posizione esatta del server è sconosciuta, spesso si possono generare problemi critici. Per mezzo dei servizi esistenti, le aziende si assicurano dai fornitori la garanzia di un Service Level Agreement (SLA), così che i dati vengano elaborati in sicurezza e con la massima privacy. Allo stesso modo, i provider si impegnano nell'archiviazione di tutta la corrispondenza via fax in un modo conforme alle linee guida legali. Questo aiuta i clienti ad attuare una comunicazione altamente affidabile e sicura.

La trasparenza e il controllo massimo
Le aziende che utilizzano questo tipo di servizi beneficiano del controllo illimitato sulla loro comunicazione via fax attraverso una piattaforma di gestione che offre informazioni dettagliate su tutte le istanze di invio e ricezione. Potendo basarsi sulla corrente necessità di un'azienda, in contrasto con i sistemi on-premise, i servizi di fax online sono ovviamente di facile scalabilità. Così, per coloro che vogliono passare ad una piattaforma VoIP, i servizi incentrati su cloud non solo offrono la massima flessibilità e riducono la complessità di tutto il processo di comunicazione via fax, ma soddisfano anche le esigenze future.

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