Aziende: l’impatto della digital transformation sui rimborsi spese

La gestione delle risorse economiche è un nodo cruciale per ogni azienda. Affinché il business possa svilupparsi in maniera lineare e raggiungere gli obiettivi di crescita desiderati, è necessario mantenere sotto stretta supervisione il rapporto tra entrate e uscite, cercando di eliminare – o, per lo meno, limitando al minimo – eventuali falle o intoppi nel processo amministrativo. A questo proposito, l’impiego di strumenti digitali rappresenta, certamente un plus, in quanto permette di accentrare le attività inerenti al controllo delle spese, tagliando tutta una serie di passaggi inutili e rendendo più efficiente l’organizzazione interna.

L’impatto positivo si nota, in particolar modo, in quegli ambiti considerati maggiormente problematici: un classico esempio riguarda i rimborsi spese per l’acquisto di biglietti aerei (o di carburante, nei casi di spostamenti in macchina), per la prenotazione di camere in hotel, per i pranzi e le cene durante i periodi di trasferta e via così. Difatti, in assenza di un sistema telematico, tenere sott’occhio questo genere di costi risulta tutt’altro che semplice. Dalla valutazione del budget alla creazione di report, fino al pagamento delle somme anticipate dai dipendenti, il procedimento è lento e complesso, tanto da esporre l’azienda al rischio di errore.

Dunque, invece di sottovalutare tali aspetti, è consigliabile apportare un cambiamento in meglio, destinando parte degli investimenti all’introduzione di nuove tecnologie, tra cui piattaforme per la gestione dei rimborsi spese (e dei costi d’impresa in generale).

Rimborsi spese: gli aspetti da consolidare

Elaborare i pagamenti in tempi brevi, senza andare incontro a potenziali sviste, è importante per mantenere rapporti sereni con impiegati e collaboratori. Ciò non vale soltanto per il versamento degli stipendi e per il saldo delle fatture, bensì per qualsiasi importo che spetti di diritto al lavoratore.

Di contro, però, in mancanza di adeguati controlli sulle somme da erogare, vi è sempre il rischio di trovarsi a rimborsare più del dovuto, magari per voci che non rientrano nella policy aziendale. È proprio qui che entra in gioco il digitale: la piattaforma svolge in automatico i compiti più noiosi e ripetitivi – tra cui conteggi, elaborazione dati, ecc. – ma è pur sempre la dirigenza a dettare le regole, nonché ad approvare o bloccare le transazioni.

Soldo: la soluzione digital per le aziende

Attualmente vi sono in commercio diverse piattaforme per la gestione delle risorse aziendali: una di queste è Soldo, che prevede funzionalità specifiche per il controllo e l’esecuzione dei rimborsi spese. Ma non solo: Soldo permette di coordinare diverse carte di pagamento che, a loro volta, potranno essere affidate ai singoli dipendenti, team o reparti, impostando per ciascuna di esse un determinato limite di spesa. In tal modo, è più facile per l’impresa tenere traccia di ogni acquisto, stabilire quale budget destinare a seconda delle circostanze e, all’occorrenza, impedire le transazioni che non corrispondono ai parametri previsti.

Infine, Soldo dà accesso ad una dashboard semplice e chiara, sincronizzabile con i software più diffusi nell’ambito della contabilità e della gestione di rimborsi spese, tra cui: Xero, QuickBooks, Sage, NetSuite, ZTravel Next, ZTravel Project e SmartEX.

Errori da evitare e possibili conseguenze

Sebbene possa sembrare un problema di poco conto, in realtà la gestione inadeguata dei rimborsi spese può influire negativamente sul bilancio aziendale, rallentando lo sviluppo del business. Un recente studio portato a termine dalla Coleman Parkes Research ha rivelato come le imprese italiane perdano, in media, poco meno di 300 mila euro all’anno a causa di errori commessi in questo ambito. A tale cifra si aggiunge il mancato rimborso dell’IVA – pari all’8% – che aggrava una situazione già piuttosto delicata.

Dunque, soprattutto di questi tempi, è necessario un ripensamento dei processi gestionali – e non solo – adottati in azienda, allo scopo di accrescere le risorse disponibili e far fronte alle difficoltà economiche derivanti dall’inflazione e dal post-Covid.