Organizzare un evento è una cosa molto complicata, perché si devono tenere in conto molte cose: le esigenze del cliente, la riuscita, il fare in modo che tutto combaci, prevenire i mille problemi che potrebbero sorgere, curare i dettagli e milioni di altre cose.

Quest’anno, oltre a tutto ciò che comporta organizzare un evento, dobbiamo pensare anche alle nuove misure di sicurezza varate dal Governo: mantenere la distanza di due metri tra le persone, non poter servire bibite al banco, organizzare il buffet in modo che le persone non tocchino il cibo ma che sia solo il personale a farlo, installare punti d’igienizzazione, e controllare che tutti rispettino le regole che dovremmo esporre in maniera chiara e precisa all’entrata.

Come organizzare un evento a Roma?

La città eterna offre tantissime location perfette per ogni occasione, ma prima di ogni altra cosa bisogna pensare al tipo di evento che si vuole creare. Ci sono eventi che prevedono l’installazione di passerelle, pedane e palchi, come sfilate o rappresentazioni teatrali; altri che necessitano il montaggio di scenografie, o eventi fieristici che hanno bisogno che s’installino bar, punti di ristoro, tavoli, riscaldamenti o refrigerazione ecc. Insomma ogni evento ha una sua organizzazione.

Per questo per organizzare un evento a Roma, è sempre meglio rivolgersi ad agenzie specializzate del settore che non solo conoscono la città, ma hanno anche i mezzi per poter soddisfare le vostre esigenze e non rimanere delusi. Eventi di grande portata necessitano un’ottima organizzazione.

L’importanza della location

Senza dubbio Roma offre un’infinità di luoghi meravigliosi tra cui scegliere, ma questo non significa che tutti siano adatti a tutte le occasioni. La città eterna pullula di ville, sedi governative, locali e storiche, ma anche di location più moderne come discoteche, ristoranti tipici e molto altro. Come scegliere quella più adatta?

Le agenzie, di solito, offrono la possibilità di un’analisi della location: voi indicate loro quella, o quelle, che avete individuato e loro vi diranno se è adatta al vostro evento o meno, e vi mostreranno anche come intendono lavorare e allestire il tutto.

Se invece non avete idea di quale location scegliere, le agenzie vi proporranno il loro portfolio da cui scegliere il luogo perfetto per il vostro evento. Più l’agenzia è seria e quotata, più le location che vi proporrà saranno di alto livello.

Che tipo di eventi si possono organizzare?

Si possono organizzare tutti gli eventi che si vogliono, tanto privati quanto lavorativi, e Roma mette a disposizione innumerevoli ville stupende, terrazze, ristoranti, teatri e chi più ne ha più ne metta, per la vostra festa privata. Si va dai battesimi, ai 18esimi, ai matrimoni e a qualsiasi altra occasione vogliate festeggiare: gli eventi da condividere non sono mai troppi.

Se volete organizzare un evento di lavoro, un meeting o altro, la città offre moltissimi ristoranti, meeting point, e soluzioni di ogni tipo per la vostra riunione. Penseranno a qualsiasi cosa chiediate: dal cibo, agli allestimenti, ai tavoli o qualsiasi altra cosa sia necessaria.

Che servizi offre un’agenzia di organizzazione eventi?

Questo dipende molto dalla grandezza e la capacità dell’agenzia: più sarà capace, più servizi e garanzie offrirà. Vediamo insieme quali sono i servizi più comuni:

• Pubblicità per l’evento: gadget, volantini, brochure ecc
• Trasferimenti: noleggio auto, trasporto da/per la location
• Ufficio stampa, pubbliche relazioni
• Attrazioni in caso di feste all’aperto, come gonfiabili, giostre ecc
• Accoglienza, traduttori/interpreti
• Alloggio per gli ospiti

Come capire se un’agenzia è affidabile?

Le agenzie serie mostrano un portfolio con tutti i loro lavori, hanno un sito internet aggiornato e non lesineranno a darvi informazioni rispetto alle vostre richieste. Quindi per prima cosa fate un giro sul loro sito e vedete com’è strutturato e a quando risale l’ultimo aggiornamento o evento: se sono passati molti mesi diffidate, perché siamo comunque in ambito di comunicazione e se il sito non è aggiornato, non è un buon segno.

Comunque telefonate al numero indicato e testate di persona la loro preparazione: se il portfolio è scarno, e con pochi eventi ma si spacciano per una grande agenzia non affidategli il lavoro. E soprattutto non andate al risparmio: un evento che funzioni dev’essere organizzato da professionisti, che non si fanno sfuggire nessun dettaglio, la professionalità ha un costo ma ne guadagnerete anche voi in prestigio.