L’organizzazione di eventi rientra nel ristretto novero delle attività lavorative che raramente propongono momenti di noia. Lo stesso termine, evento, racchiude in sé una serie di attività talmente eterogenee tra loro da risultare quasi innumerabili. L’organizzazione di un evento ha bisogno di una perfetta correlazione tra personale, organizzatore e materiali e location prescelta. La tipologia di organizzazione di un evento dipende ovviamente dall’evento in questione.

Un evento congressuale ha dinamiche diverse da un evento di piazza, una cerimonia privata ha dinamiche diverse rispetto ad un lancio di un nuovo prodotto. Il ruolo dell’organizzatore di eventi è infatti quello di cogliere nel minor tempo possibile la via più efficiente e con la tempistica più snella per realizzare il tutto. La progettazione ricopre quindi un ruolo fondamentale ed è un prezioso interfaccia tra cliente finale ed addetti ai lavori. I vari step del processo creativo devono essere trasparenti per il cliente in modo da vedere ogni fase ben distinta.

Prendiamo l’esempio di un evento con fini commerciali dove il legame tra location, allestimenti e personale d’accoglienza deve avere un fil rouge che rimandi univocamente al brand e al prodotto in questione. In fase di progettazione si dovrà quindi trovare un concept che possa essere valido sia a livello grafico che ovviamente a livello promozionale. Una volta individuato, il suo uso deve trasmettere la funzionalità e la novità legati al prodotto in rampa di lancio.

Gli stessi allestimenti devono ovviamente richiamare tramite le scelte cromatiche Il colore del brand in questione con l’aggiunta di soluzioni grafiche personalizzate. La location ha un ruolo fondamentale, la scelta deve infatti collimare con la tipologia di evento. Un evento che abbia ad esempio un tema che richiama un brand tecnologico viene spesso realizzato in strutture di origine industriale riconvertite in spazi per eventi.

Questa scelta crea un legame visivo e concettuale tra il “contenitore” ed il contenuto. In questo caso il ruolo dell’addetto ai lavori deve avere la doppia funzione di scegliere per tempo la location giusta ed allestirla nel migliore dei modi. Tempi brevi e scelte giuste, devono essere i due concetti guida nell’ organizzazione eventi.